После установки конфигурации 1С Документооборот 8 первостепенно необходимо заполнить базу для работы начальными данными. Что в первую очередь заполнить, какие данные вносить, чтобы первые пользователи могли начать работу? Ниже описан план, по которому действовал я, исходя из перерытого материала, и своих ошибок.
Начальная настройка
Базис для плана черпал на инфостаре, но запускал систему с минимальными параметрами, с активацией только самых необходимых функций, с возможностью дальнейшего расширения. Почти все настройки находять в разделе НСИ.
Начало работы с программой 1С Документооборот 8
Банально, но необходимо (настройки программы)
- Виды внутренних документов (Приказ, Заявление и т.д. – определиться с перечнем)
Необходимо изначально добиться от заказчика виды внутренних документов, и, желательно, разграничение работы пользователей с ними
- Нумераторы внутренних документов (для каждого вида документов можно реализовать, или в разрезе подразделений)
Выяснить, реализовывать нумерацию (префиксы) документов в разрезе подразделений, либо видов документов. Соответственно для каждого вида документа необходимо будет иметь префиксы заранее, до того как будет их вводить.
- Использование почты (только уведомления или легкая почта)
О специфике использования легкой почты опишу позже, но на начальном этапе я бы посоветовал вообще отказаться от использования почты, ограничившись уведомлениями на почту сотрудника. Но все же стоит согласовать заранее какие средства взаимодействия будут задействованы. Не забудьте выделить системную учетную запись, и настроить параметры подключения, на базе которых можно будет настроить почту для остальных сотрудников.
- Структура предприятия (Групп пользователей)
Устоявшаяся управленческая иерархия будет отличным подспорьем для разделения полномочий и доступов. Но если же функции различных подразделений пересекаются, на первом этапе стоит ограничится минимальной структурой, с дальнейшим ее расширением. Не стоит фанатично придерживаться правил, если это вреди результату.
- Структура папок документов
Основоположник разделение доступов к документам, так как папки несут не только смысловую нагрузку, но и ограничения на ознакомление и изменение с документами. Постарайтесь максимально детализировать иерархию.
- Структура папок файлов (пункт 8.10 стр. 127, Папки подразделений, Общие файлы, Личные папки)
Больше касается личных файлов, шаблонов и файлов, которые будут добавляться вручную. Если вы пока не планируете предоставлять подобный доступ пользователям, можно упустить этот пункт, но все же для начала стоит завести Общую папку для различных потребностей с доступом для всех.
Если специфических требований к разделению труда не выдвинуто, стоит остановиться на стартовом составе профилей. Иначе, если требуется разделить людей на тех, кто работают только с внутренними документами, либо делопроизводители будут работать в различными видами документов, тогда стоит вникнуть подробнее и предварительно настроить дополнительные профили.
- Шаблоны файлов (набор основных документов для создания), права на папку шаблонов только избранному
Если организация планирует использовать шаблоны договоров, приказов и другой документации, можно предварительно получить эти шаблоны и настроить их обработку в базе. Но работу начать можно и без этого.
- Использование номенклатуры дел (хранение внутренних документов)
Разделение на специфику дел можно определить сразу. Это так же один из разделов настроек, который определяет доступы пользователей к документам.
После того, как вы выяснили у заказчика эти моменты, и выполнили соответствующие настройки базы, можно разрешать вход рабочей группы для обкатки функционала.
0 коммент.:
Отправить комментарий