1C Документооброт 8. Как его подать?

После непродолжительного периода эксплуатации решил опубликовать накопившиеся материалы по вопросам работы с конфигурацией "1С Документоборот 8". В основном это ответы на эксплуатационные вопросы пользователей (а как работает? а есть ли это?).

Первый материал больше похож на план, что действительно практично может помочь любой компании.

1С Документооборот 8. Презентация

Когда в компании остро встает вопрос перевода бумажного документооборота в электронный вид, либо переход на более гибкую платформу, всегда есть несколько программ-кандидатов. Необходимо было вкратце для руководства изъяснить основные преимущества и возможности системы "1С:Документооборот 8". Я сгруппировал имеющуюся в сети информацию , местами вставил картинки. Нужно было сократить текст до необходимого информативного минимума.

1С:Документооборот 8

"1С:Документооборот 8" позволяет: 

• упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
• сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;
• повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.

Решаемые задачи

"1С:Документооборот 8" в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

• централизованное безопасное хранение документов,
• оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,
• просмотр и редактирование документов,
• контроль версий документов,
• работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами и т.д.,
• полнотекстовый поиск документов по их содержанию,
• коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов,
• маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности,
• автоматизированная загрузка документов из электронной почты.

Внедрение

Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.

Все необходимые инструменты для работы с документооборотом реализованы, и требуется минимальное вмешательство программистов для

Внедрение, настройку и поддержку базы будет выполнять собственный департамент ИТ.

При использовании программы исключительно для внутренних потребностей можно использовать взломанную версию платформы 1С и конфигурации "1С:Документооборот 8".

Хранение файлов

Для работы с файлами различных типов используются приложения, установленные на компьютере пользователя и ассоциированные с соответствующим типом файлов.

Все файлы хранятся в информационной базе или томах на диске и копируются на локальный компьютер для просмотра или редактирования по требованию пользователя.

В информационной базе для хранения файлов предусмотрена структура папок. Файлы распределяются по папкам. Доступ сотрудника к папке может быть ограничен заданными правами доступа.

Возможно создавать новые файлы с помощью заранее подготовленных шаблонов. Папки и файлы, созданные вне программы, могут быть целиком перенесены в информационную базу.

Полнотекстный поиск

На каждый файл в программе автоматически заводится учетно-регистрационная карточка, которая обеспечивает его быстрый поиск. Кроме того, в программе предусмотрен полнотекстовый поиск не только по всем полям учетно-регистрационной карточки, но и по содержимому файлов популярных форматов.

Полнотекстный поиск

Коллективная работа и версионирование

Программа обеспечивает коллективный доступ сотрудников к файлам.

Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.

Для каждого файла, хранящегося в информационной базе, всегда можно установить авторство и дату создания версии. Каждая версия может сопровождаться кратким описанием внесенных изменений.

При редактировании файлов их предыдущие версии автоматически сохраняются в программе. При необходимости можно вернуться к любой версии файла. Для файлов популярных форматов (doc, rtf, html, txt, odt) поддерживается сравнение версий.

Бизнес-процессы

В программе "1С:Документооборот 8" реализованы бизнес-процессы следующих видов:

• Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа.
• Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру.
• Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование.
• Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.
• Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
• Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно раздавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.

Пользователь может в любой момент просмотреть список порученных ему задач в списке Мои задачи.

Кроме того, пользователь может получить уведомление о необходимости выполнить задачу по электронной почте (легкая почта)

Новый бизнес-процесс, связанный с определенным документом, может быть создан на основании этого документа. 

Отчетность

Для анализа работы организации в программе предусмотрена возможность построения большого количества разнообразных отчетов

• Представление итоговой информации руководству,
• Анализ данных,
• Оперативный контроль.

Отчет по задачам (вариант Текущие задачи)

Справка об исполнительской дисциплине